Project Control, of liever, integrale projectbeheersing, onderscheidt zich van andere ‘control’ onderdelen door de brede definitie van ‘beheersing’ en de relaties met andere inhoudelijke disciplines. Project Control is een mix van projectmanagement en financiële beheersing van projecten. Voeg daarbij als inhoudelijk element ‘het omgaan met onzekerheden’ (risicobeheersing) en planning en het vakgebied Project Control is een brede complexe mix van vak-onderdelen, die veel organisatie voor de nodige uitdagingen stelt.
Definitie van contracting
Een extra uitdaging is de typerende relatie tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers die in projecten op meerdere niveaus terugkomt en belangrijk is voor de sturing en beheersing van het project. Deze relatie wordt beschreven in contracten, het spel tussen externe opdrachtgever en opdrachtnemer noemen we contracting. Het is geen eenvoudig spel.
De pyramide van opdrachtgevers en de opdrachtnemers
Zowel opdrachtgever als opdrachtnemer zijn gebaat bij een tijdige oplevering van het projectresultaat binnen de afgesproken kaders en condities. Het sturen op planning (tijdigheid), de verdeling van kansen en bedreigingen (risico-allocatie) tussen opdrachtgever en opdrachtnemer en informatie-uitwisseling tussen belanghebbenden zijn voor zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer cruciaal. Hierover worden afspraken gemaakt en vastgelegd, welke vaak in een juridisch kader worden gegoten (de overeenkomst). Door het toenemend belang van veel projecten en de steeds grotere risico’s zien we dat de afspraken tussen opdrachtgever en opdrachtnemer juridisch complexer worden. Dit is ook het gevolg van de integrale contractvormen waarin meer wordt uitbesteed door de opdrachtgever aan de opdrachtnemer. ‘De markt tenzij’ als leidmotief voor veel overheidsdiensten maakt dat er veel risico’s bij marktpartijen worden neergelegd, terwijl het projectresultaat voor de opdrachtgever van groot belang blijft. Sturen op afstand gebeurt dan met het contract in de hand.
Maar het is nog ingewikkelder; er is bij projecten door de verregaande taakspecialisatie geen sprake van een enkelvoudige relatie tussen opdrachtgever en opdrachtnemer, maar van vele (meervoudige) relaties tussen opdrachtgevers en opdrachtnemers. Zo is de opdrachtnemer zelf weer opdrachtgever voor de leveranciers en onderaannemers die hij inhuurt om een (specialistische) bijdrage te leveren aan het (integrale) projectresultaat. Hier houdt het vaak niet op, ook de laag nieuwe opdrachtnemers schakelen derden bij; er ontstaat een gelaagdheid van opdrachtgevers en opdrachtnemers die allen moeten samenwerken om uiteindelijk het integrale projectresultaat te leveren, binnen budget, binnen planning en voor de gecontracteerde kwaliteit.
Inzicht en overzicht
De beheersing van Tijd, Geld, Kwaliteit en Risico’s over deze pyramide van opdrachtgevers en opdrachtnemers vraagt van de projectcontroller inzicht in deze verschillende inhoudelijke onderdelen van integrale projectbeheersing, maar vooral ook overzicht over hoe deze beheersaspecten zich over deze schakels gedragen. Daarbij is enige kennis van de juridische aspecten van overeenkomsten nuttig, immers de afspraken tussen de samenwerkende partners in het project zijn vaak in contracten vastgelegd.
Contracting: van groots belang voor sturing en beheersing van projecten
En dan is dit alleen nog meer de harde kant van contracting; de zachte kant verdient net zoveel aandacht en kennis; samenwerken is nu eenmaal geen juridische vanzelfsprekendheid. Kennis van teamwork, begrip voor elkaars sterke – en zwakke kanten en het kunnen overbruggen van verschillen om het beste uit elkaars cultuur te halen maakt een sterke opdrachtgever-opdrachtnemer relatie. Een relatie die tegen een stootje kan en niet bij de eerste de beste tegenslag de schuldvraag oproept, maar juist gericht is op oplossen en het delen van een gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het projectresultaat. Contracting is dan ook niet eenvoudig, maar wel van groot belang voor sturing en beheersing van projecten. PCO besteedt in al haar erkende diploma opleidingen (post-HBO OPC en post-WO RPC) aandacht aan dit belangrijke onderdeel van integrale projectbeheersing.