Dubbel flexibel:
Flexibiliteit en beheersing staan vaak haaks op elkaar. Enerzijds willen we onze organisaties flexibel en wendbaar maken, zodat wij kunnen anticiperen op onverwachte ontwikkelingen. Het is zelfs zo dat we in onze projectmanagementmethodieken (inmiddels volwassen) methoden (Agile/Scrum) hebben ontwikkeld om met grilligheid en dynamiek binnen projecten om te gaan, terwijl projecten (als werkvorm) juist bedacht zijn om binnen organisaties met unieke eenmalige uitdagingen te werken, waarin juist veel veranderingen spelen. ‘Dubbel flexibel’ dus als het moet.
Anderzijds willen we geen verrassingen, geen ‘lijken uit de kast’ of onvoorspelbare beren op onze weg. Klassieke Planning & Control is nog steeds gestoeld op de oude zekerheden, begroten/plannen, uitvoeren /meten, verschil verklaren en voorspellen volgens de PDCA-cyclus. Meten = weten, toch?
Zo blijven beide ‘flexibiliteit’ versus ‘control/beheersing’ haaks op elkaar staan. Daarbij zien we dat oude zekerheden in rap tempo verdwijnen; logge geautomatiseerde systemen maken plaats voor real time informatie, die via vele bronnen 24/7 beschikbaar zijn; informatie is overal digitaal oproepbaar en beschikbaar. Maar ook nieuwe (samenwerkings-)vormen als zelfsturende teams of Agile/Scrum zijn populair. Technologische ontwikkelingen en sociale innovaties zijn hier en nu.
Hoe om te gaan met de schijnbare tegenstelling tussen flexibiliteit en beheersing binnen deze onontkoombare vernieuwingen in ons vakgebied projectbeheersing?
Een illustratief voorbeeld is bijvoorbeeld de klassieke methode (van het berekenen van projectvoortgang) Earned Value, die Tijd (planning) en Geld (budget) koppelt aan de werkelijk verstreken tijd en besteedde middelen. Een voorwaarde voor deze ‘rekensom’, waarmee een uitspraak kan worden gedaan over het verdere verloop van het project (tijdigheid en financiële beheersing), is de beschikking over juiste en betrouwbare data uit verschillende systemen (projectadministratie, planning, voortgang werk).
In veel organisaties worden deze voorwaarden niet gehaald en blijft de Earned Value methodiek steken in ambitie. Toch is het een klassiek onderdeel van de opleidingen Projectbeheersing, waarvan iedere projectcontroller het bestaan moet kennen.
Maar in de praktijk zien we in rap tempo technologieën die deze extracomptabele papieren EVA-calculaties vervangen; Building Information Modelling (BIM), gekoppeld aan kostendata in de (voor)fase van voorcalculatie/budgetering en planning levert een S-curve op (Geld in de tijd uitgezet). Een drone of 3D camera op het project meet – bijvoorbeeld met foto’s van – of sensoren in het bouwwerk – de werkelijke (technische) voortgang en koppelt die aan het digitale ontwerp. Of een satelliet die – ‘gewoon’ via Google Earth – foto’s maakt van de voortgang van een infraproject. De indrukwekkende hoeveelheid Big Data wordt met algoritmes geanalyseerd en hiermee kunnen we uitspraken doen over de prognoses van het project. De EVA-calculatie wordt automatisch gegenereerd, de projectcontroller hoeft er niet eens meer van achter zijn computer weg te gaan. Techniek haalt ons in.
Hoe hier mee om te gaan in het overdragen van kennis in het vakgebied Project Control als opleider / kennispartner? PCO Kennis is jaren geleden al gestart met het verzamelen van kennis over deze nieuwe ontwikkelingen in haar eigen netwerk bij bijvoorbeeld informatiemanagers, big data analisten, programmeurs en innovatieve denkers. Wij hebben in onze lessen en bijeenkomsten – zoals de projectcontrol avond – sinds een aantal jaren volop aandacht besteed aan nieuwe ontwikkelingen in het vakgebied en hebben onze opleidingen steeds aangevuld met deze nieuwe inzichten.
Betekent dat dan dat we de klassieke theorie – zoals het aanleren van EVA – niet meer aanbieden? Zeker niet, het geeft ‘de project controller in opleiding’ inzicht in de combinatie van beheersfactoren, een vaardigheid die nodig blijft om het vak te kunnen uitoefenen en projectbeheersing te kunnen doorgronden.
Daarnaast zien we dat twee andere aspecten in project control belangrijker geworden zijn:
1. ‘soft controls’ (houding & gedrag) en
2. ‘het daadwerkelijk kunnen begrijpen en doorgronden van integrale projectbeheersing’ van jouw projecten in jouw organisatie.
Beide aspecten hebben in de loop van de jaren een steeds prominentere rol gekregen in onze curricula en het lesaanbod. Zo blijven wij ook de actuele ontwikkelingen in het vak volgen en opnemen in onze opleidingen om onze cursisten future proof op te leiden.
